Vaihtoonhaun ohjeet

Vaihtoonhaun ohjeet

 

 

1.Tiedonhaku vaihtokohteista

 

Ulkomaanilta:

Milloin: Ennen hakuajan alkua, marras-/joulukuussa 2007. Tarkka ajankohta ilmoitetaan loka-/marraskuussa 2007. Mitä: FiMSIC:n paikallisvirkailijat käyvät läpi vaihtoon hakua ja vastailevat kysymyksiin. Usein mukana on myös jo vaihdossa olleita opiskelijoita kertomassa kokemuksistaan.

 

Abroad-lehti:

Mitä: FiMSIC:n vuosittain julkaisema lehti FiMSIC.n toiminnasta. Hakuohjeet vaihtoihin, vaihtopaikat listattuna ym. tärkeää tietoa vaihtoa suunnittelevalle.

Milloin: Ilmestyy ja jaetaan kaikkiin lääkiskaupunkeihin joulukuussa 2007.

 

www.fimsic.org:

Onnea! Olet löytänyt jo.

Mitä: Tietoa vaihdoista ja vaihtoon hausta. Hakulomake 1.-31.1.2008. Matkaraportit FiMSIC-vaihdoista usean vuoden ajalta.

 

www.ifmsa.net/public:

Mitä: Vaihtokohdemaiden vaihtosäännöt ja järjestöjen kotisivujen osoitteet. Tutkimusvaihdon projektitietokanta. Huom! Pohjoismaisen prekliinisen vaihdon vaihtosäännöt saattavat erota tietokannan vaihtosäännöistä. Siinä tapauksessa löydät ne FiMSIC:n kotisivuilta.

Miksi: Kohdemaiden vaihtosääntöihin ja tutkimusprojektien erityisvaatimuksiin on syytä tutustua huolellisesti ennen vaihtoon hakemista!

 

Paikallisvaihtovirkailijat:

Kuka: Kandiseurassasi työskentelee 3-4 paikallisvaihtovirkailijaa, jotka ovat valmiita auttamaan sinua FiMSIC-vaihtoihin liittyvissä kysymyksissä.

Milloin: 24h7 tavoitat heidät sähköpostilla osoitteesta lc_kaupunki@fimsic.org (esim. lc_oulu@fimsic.org). Vaihtohakuaikana ja vaihtopaikkojen jaon jälkeen vaihtovirkailijat päivystävät kandiseurasi toimistolla erikseen ilmoittaminaan aikoina. Päivystysaikoina on mahdollista saada henkilökohtaista neuvontaa ja palauttaa kohdemaasi vaatimia liitteitä.

 

 

2a. Hakulomakkeen täyttäminen

 

Hakulomake on sähköinen ja löytyy osoitteesta www.fimsic.org vaihtoon haun ajan 1.-31.1.2008. Hakulomake sulkeutuu 31.1.2008 klo 24.00.

Hakulomake on voimassa vasta vaihtomaksun suorituksen jälkeen.

Tammikuun jälkeen hakulomake sulkeutuu ja jälkihakupaikkoja haettaessa ei tätä hakulomaketta enää täytetä. Jälkihaussa paikkoja voi hakea aina vuoden 2008 loppuun saakka ottamalla yhteyttä kansalliseen vaihtovirkailijaan vähintään 4 kk suunnittelemaasi vaihdon alkua. Jäljellä olevat vaihtopaikat varsinaisen hakuajan jälkeen löydät www.fimsic.org.

 

Ennen hakulomakkeen täyttöä:

  • Päätä mihin maahan ja minä ajankohtana aiot hakea. Voit hakea samalla kertaa enintään 5 eri maahan. Hae vain niihin maihin, joihin olet todella valmis lähtemään!

  • Tarkista vaihtosäännöistä (www.ifmsa.net/public), että sinulla on edellytykset lähteä haluamaasi maahan. Jotkut maat hyväksyvät esimerkiksi ainoastaan maan kieltä puhuvia tai kliinisen vaiheen opiskelijoita.

  • Valitse tutkimusvaihdon osalta haluamasi projektit. Tutkimusprojektit löydät vaihtoprojektitietokannasta osoitteesta www.ifmsa.net/public. Muista myös kertoa hakemuksessa perustelusi ja motivaatiosi kyseisiin projekteihin hakemiseen sekä oma tutkimustyökokemuksesi. Saat näistä lisäpisteitä.

  • Päätä ensisijainen hakutoiveesi, mikäli haet samalla kertaa sekä harjoittelu-, tutkimus- että pohjoismaiseen prekliiniseen vaihtoon.

 

Hakulomakkeen lähetyksen jälkeen saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen hakulomakkeen samanlaisessa muodossa kuin vaihtovirkailijat sen saavat. Jos et saa vastausta, jotain on vialla; todennäköisesti olet kirjoittanut sähköpostiosoitteen väärin. Täytä silloin uusi lomake. Saamastasi viestistä voit tarkistaa, ovatko kaikki antamasi tiedot niin kuin halusit. Jos haluat vielä tehdä muutoksia tai jokin tieto on väärin, täytä uusi hakulomake. Käsittelemme viimeisimmäksi lähetetyn lomakkeen.

 

 

2b. Vaihtomaksun suoritus

 

Vaihtomaksu suoritetaan 31.1.2008 mennessä FiMSIC:n tilille 800013-1513868 viitenumerolla 1517.

Vaihtomaksun suorittamisen jälkeen hakulomakkeesi on voimassa ja sitova.

Huom! Jätä viestikenttä tyhjäksi ja maksa maksu omalta tililtäsi. Mikäli maksat vaihtomaksun tililtä, joka ei ole omissa nimissäsi, kerro asiasta taloudenhoitajallemme treasurer@fimsic.org.

 

Vaihtomaksu koostuu seuraavista osista:

 

Harjoitteluvaihto ja tutkimusvaihto:

Majoitus ja ruokailut: 150€

Matkaraporttiraha: 30€

Vaihtomaksu yhteensä: 180€

 

Prekliininen vaihto:

Majoitus ja ruokailut: 110 €

Matkaraporttiraha: 30 €

Vaihtomaksu yhteensä: 140 €

 

Vaihtomaksu sisältää:

Kohdemaassa majoitus, ruokailu, klinikka-/tutkimusryhmäohjaus, sosiaalinen ohjelma kunkin maan vaihtosääntöjen mukaisesti. (Henkilökohtaiset kulut maksetaan itse.)

 

Vaihtomaksun palautus:

Vaihtomaksu palautetaan viim. 31.3.2008, mikäli et ole saanut paikkaa mihinkään hakemistasi maista.

Jos saat paikan johonkin hakemistasi maista, vaihtomaksua ei palauteta. Hae siksi vain niihin maihin, joihin olet valmis lähtemään! Lue lisää kohdasta "Peruutukset".

 

 

3a. Vaihtopaikkojen jako

Vaihtopaikat maittain jaetaan ao. kriteereiden mukaisesti vaihtomaksun suorittaneiden hakulomakkeen täyttäneiden kesken.

Lopullisen sijoituksen vaihtokaupunkiin ja klinikkaan/tutkimusvaihtoprojektiin tekee vastaanottava vaihtojärjestö, FiMSIC ei voi vaikuttaa näihin sijoituksiin.

 

Vaihtopaikkojen jakokriteerit:

  • Lukukaudet: 1 piste jokaisesta lääketieteen lisensiaatin tutkintoon kuuluvasta suoritetusta lukukaudesta vaihtoonhakuhetkellä, max. 12 pistettä. Lukukausi tulee olla opiskelut hyväksytysti ja täysipainoisesti, välivuosia ei huomioida. Kevättä 2008 ei lasketa mukaan.

  • FiMSIC-vaihtokummi: 0,25 pistettä/ kummina toimittu kuukausi, max. 0,75 pistettä. Vuoden 2005 aikana ja sen jälkeen kummeina toimineet lunastavat pisteensä kummikupongeilla. Kummipisteet ovat kertakäyttöisiä; niitä ei voi enää käyttää uudestaan. Mikäli opiskelija ei saa mitään hakemaansa vaihtopaikkaa, kummikupongit/pisteet palautetaan hänelle.

  • Aktiivisuus: 0,25 pistettä toimesta kandiseuran tai SML:n hallituksessa (toiminnalliset viranhaltijat), FiMSIC:n paikallisprojektivastaavana (Nalle Sairaala, S.U.L.L.E., PeaceTest, tai muu FiMSIC-projektivastaavuus) tai LSV:n opiskelijavastaavana.

  • FiMSIC:n virkailija: 13 lisäpistettä/ toimikausi. Käytännössä yhden stipendiaattipaikan ohi varsinaisen paikkajaon. FiMSIC:n virkailijat eivät voi saada kummipisteitä virkailijakaudellaan.

  • Opintoviikot: Tasapisteissä paikka jaetaan ensisijaisesti suoritetun opintoviikkomäärän perusteella. Mukaan lasketaan ainoastaan lääketieteen lisensiaatin tutkintoon hyväksiluetut opinnot. Tilanteessa, jossa opintoviikot ratkaisevat opiskelijan vaihtopaikan, opiskelijan tulee toimittaa opintorekisteriotteensa hakuliitteiden mukana.

  • Motivaatio:

    • Harjoitteluvaihto: Mikäli opintoviikotkin ovat kahdella hakijalla tasan, ratkaisee motivaatio.

    • Tutkimusvaihto: Omasta tutkimustyökokemuksesta ja perusteluista tiettyyn tutkimusprojektiin hakemiseen (motivaatiokirje) voi saada 1-5 lisäpistettä.

 

Mikäli haet vaihtopaikkaa samaan kohteeseen yhdessä ystäväsi kanssa, jaetaan vaihtopaikat alhaisemman pistemäärän saaneen mukaan.

 

Aiemmat FiMSIC-vaihdot eivät vaikuta mahdollisuuksiin päästä uudestaan vaihtoon.

 

Jälkihakupaikkoja jaettaessa esihaussa hakeneet ovat ensisijaisessa asemassa. Muuten jäljelle jääneet vaihtopaikat jaetaan ilmoittautumisjärjestyksessä.

 

 

3b. Tulosten ilmoittaminen

 

Sähköpostitse vaihtopaikan saaneille viim. 5.2.2008.

Osoitteessa www.fimsic.org ja kandiseurojen ilmoitustauluilla tiistaina 5.2.2008.

Ilman vaihtopaikkaa jääneille tarjotaan mahdollisesti jäljelle jääneitä paikkoja. Mikäli jälkihakupaikoista ei löydy sopivaa vaihtoehtoa, palautetaan vaihtomaksu sekä raporttiraha maaliskuun loppuun mennessä.

 

 

4. Varsinaisen vaihtohakemuksen täyttäminen

 

  • Saat tulosten ilmoittamisen yhteydessä sähköpostitse www-osoitteen, jossa käyt täyttämässä varsinaisen vaihtohakemuksesi (Application Form, AF) siihen maahan, johon olet saanut vaihtopaikan. Sähköpostissa myös ohjeet hakemuksen täyttämistä varten.

  • Perehdy vielä uudelleen kohdemaasi vaihtosääntöihin ja projektitietokantaan (kohta 1), sillä tietyissä kaupungeissa pääsee vain tiettyinä kuukausina ja tiettyihin klinikoihin/tutkimusprojekteihin.

  • Päätä haluamasi vaihtokaupungit (3 kpl), klinikat (5 kpl) tai tutkimusprojektit (3 kpl) ja ajankohta.

  • Kirjoita englanninkielinen motivaatiokirje erikseen jokaista klinikkavaihtoehtoa/ tutkimusprojektia varten (tarkemmat ohjeet kohdassa Motivaatiokirjeen ohjeet).

  • Täytä CV, mikäli olet saanut tutkimusvaihtopaikan

  • Tarkista, että sinulla on kaikki muutkin hakulomakkeessa tarvittavat tiedot saatavilla (mm. passin numero). Hakemusta ei voi lähettää puutteellisena!

  • Täytä hakemus 10.2.2008 mennessä.

 

 

5. Liitteiden toimitus

 

Kaikki vaaditut liitteet tulee toimittaa kandiseurasi toimistolle paikallisvirkailijoiden päivystysaikoina perjantaihin 15.2.2008 mennessä. Jos liitteitä ei toimiteta toimistolle määräaikaan mennessä, tulkitaan se vaihdon peruuttamiseksi ilman pätevää syytä ja vaihtomaksua ei tällöin palauteta.

 

Liitteiden hankkiminen kannattaa aloittaa heti tulosten julkistamisen jälkeen tai mielellään jo ennen sitä. Joidenkin papereiden (esim. dekaanin suosituskirje, kielitodistus, rokotustodistus) saamiseen voi kulua yllättävän pitkä aika.

 

Huolehdi, että sinulla on kaikki kohdemaan vaihtosäännöissä ja tutkimusvaihtojen kohdalla myös projektikohtaisissa ohjeissa vaadittavat liitteet. Mitä täydellisempi hakemuksesi on, sitä paremmat mahdollisuudet sinulla on tulla sijoitetuksi toivomaasi klinikkaan/tutkimusprojektiin kohdemaassasi

 

Liitteet: (englanniksi tai kohdemaan kielellä)

  • Kaksi (2) passivalokuvaa, joiden takana lukee nimesi.

  • Kielitodistus ainakin englannin kielestä. Mikäli maan vaihtosäännöissä mainitaan toisin, toimi tämän mukaan. Jos osaat kohdemaan kieltä, hanki todistus! Todistuksen kielitaidostasi saat esimerkiksi yliopistosi kielikeskuksesta tai lukiosi opettajalta. Valmis kielitodistuspohja löytyy www.fimsic.org kohdasta "Vaihtolomakkeita" -linkki.

  • Motivaatiokirjeet jokaiseen klinkkka-/tutkimusprojektivaihtoehtoon. (Sähköisen hakemuksen liitteenä. Paperiversiota ei tarvita.)

  • Sähköinen hakulomake tulostettuna ja allekirjoitettuna. Paikallisvirkailija tulostaa pdf-muodossa, kun olet palauttanut liitteet.

  • Kopio matkasairausvakuutustodistuksesta. Vakuutustoimistosi kirjoittama englanninkielisen paperi, josta käy ilmi mitä matkavakuutuksesi korvaa, pelkkä kopio matkavakuutuskortista ei kelpaa. Vakuutuksen voi ostaa etukäteen niin, että sen voimassaoloaika alkaa tietystä päivämäärästä ja vuosimatkavakuutukset ovat myös käyttökelpoisia.

  • Maakohtaiset erityisvaatimukset löydät kunkin maan , vaihtosäännöistä, www.ifmsa.net/public. Esim. suosituskirje, kurssiasematodistus, opintorekisteriote, lääkärintodistus, rokotustodistus YTHS:n terveydenhoitajalta tai passikopio.

 

Lisäksi useampiin maihin tutkimusvaihtoon:

  • Suosituskirje pyydetään kyseisen alan professorilta, omalta tutkimusohjaajalta tai dekaanilta. Suosituskirjeestä tulee ilmetä, että olet suorittanut kyseisen kurssin tai mahdollisesti osallistunut esimerkiksi aihetta koskevaan tutkimustyöhön ilman kyseisen kurssin suorittamista.

  • Curriculum Vitae.

  • List of Patient Skills. Opiskelijan itse laatima lista osaamistaan peruspropedeuttisista taidoista.

 

 

6. Lopullisen hyväksymiskirjeen saaminen vaihtomaasta

 

FiMSIC:n vaihtovirkailijat toimittavat hakemuksesi liitteineen vastaanottavan maan vaihtovirkailijoille, jotka käsittelevät hakemuksesi. Vastaanottavassa maassa päätetään vaihtosi kohdekaupunki, klinikka/tutkimusprojekti ja vaihdon ajankohta mahdollisuuksien mukaan hakijan toiveet huomioiden.

 

Huom! Vaihtosi varmistuu lopullisesti vasta, kun saat hyväksymiskirjeen (Card of Acceptance, CA) vastaanottavasta maasta viim. 4 viikkoa ennen vaihdon alkua! Varatut lentoliput ym. kannattaa siis lunastaa vasta tämän kirjeen saapumisen jälkeen.

 

Mikäli hyväksymiskirje (CA) ei ole saapunut 4 viikkoa ennen vaihdon alkua, ota yhteyttä FiMSIC:n kansallisiin vaihtovirkailijoihin.

 

 

7. Vaihdon suorittaminen ulkomailla

 

Vastaanottavassa maassa sinulla on yhteyshenkilö, jonka kanssa voit sopia saapumiseen liittyvistä yksityiskohdista, lentokentältä noutamisista ja muista yleisistä asioista. Yhteystiedot saat hyväksymiskirjeen mukana.

 

 

8. Vaihtotodistus

 

Vaihtosi lopussa saat kohdemaasi vaihtojärjestöltä todistuksen osallistumisesta IFMSA:n vaihto-ohjelmaan edellyttäen, että olet osallistunut klinikka- tai tutkimusharjoitteluun aktiivisesti ja noudattanut vastaanottavan järjestön ohjeita.

Todistus on usein välttämätön harjoittelun hyväksyttämiseksi opintoihisi. Varmista, että saat todistukseesi leiman ja allekirjoituksen sekä vastaanottavan maan vaihtovirkailijalta että ohjaavalta lääkäriltäsi/tutoriltasi. Muussa tapauksessa kotimaasi yliopisto saattaa katsoa, ettei todistuksesi ole pätevä.

Jälkikäteen Suomessa ei todistusta enää ole mahdollista saada! Pidä siis huoli, että saat todistuksen kohdemaassa.

 

9. Matkaraportin kirjoittaminen

 

FiMSIC:n vaihtovirkailijat haluavat tietoa kohteista suoraan opiskelijoilta vaihtojen laadun ja toimivuuden parantamiseksi ja matkaraportit auttavat seuraavia vaihtoon lähtijöitä vaihtokohteiden valinnassa.

 

Sinun tulee kirjoittaa englanniksi raportti vaihdostasi viimeistään 2 kk vaihdon päättymisestä ja lähettää se osoitteeseen neo@fimsic.org (harjoitteluvaihto) tai nore@fimsic.org (tutkimusvaihto). Ajoissa palautetut matkaraportit hyväksytään seuraavassa FiMSIC:in johtokunnan kokouksessa, jonka jälkeen matkaraporttiraha palautetaan. Myöhässä palautetuista matkaraporteista ei raporttirahaa palauteta.

 

FiMSIC pidättää oikeuden matkaraporttien julkaisuun nimettömänä FiMSIC:n kotisivuilla. Mikäli annat luvan yhteystietojesi luovuttamiseen seuraaville vaihtoon lähtijöille, voit auttaa heitä vaihtoon liittyvissä kysymyksissä. Yhteystiedot voidaan tällöin antaa kiinnostuneille pyydettäessä, mutta niitä ei esimerkiksi julkaista FiMSIC:in kotisivuilla.

 

Ohjeet matkaraportin kirjoittamista varten löydät www.fimsic.org kohdasta "Matkaraportin ohjeet" -linkki